Hay problemas que necesitan una reunión. Otros necesitan una llamada de cinco minutos. Algunos necesitan un mensaje. Y otros simplemente necesitan que alguien cree el work order.

Saber distinguirlos también es parte de trabajar bien en equipo.

En operaciones y el manejo de facilidades, la comunicación es indispensable. Sin embargo, podemos caer fácilmente en la idea de que mejorar la comunicación significa reunirnos más.

No necesariamente.

Una reunión puede ser extremadamente útil cuando necesitamos tomar decisiones, coordinar varias áreas, analizar un problema complejo o establecer responsabilidades.

Pero cuando cada situación termina convirtiéndose en una reunión, también podemos añadir tiempo y complejidad a la operación.

Antes de convocar una reunión, vale la pena preguntarnos: ¿Necesitamos discutir algo o simplemente comunicarlo?

Si necesitamos informar que una tarea fue completada, probablemente basta con una actualización. Si encontramos una reparación pendiente, quizás necesitamos un work order. Si ocurre una situación que requiere respuesta inmediata, probablemente necesitamos una llamada. Si varias áreas necesitan evaluar información, tomar una decisión y definir próximos pasos, entonces sí: reunámonos.

El objetivo no debería ser comunicarnos más.

Debería ser comunicarnos mejor.

Una herramienta sencilla: urgencia + complejidad

Antes de escoger el canal, considere dos cosas:

• ¿Qué tan urgente es?
• ¿Puede esperar o alguien necesita actuar ahora?
• ¿Qué tan compleja es la respuesta?
• ¿Solo necesitamos informar o necesitamos discutir, decidir y coordinar?

Una situación urgente y sencilla probablemente necesita una llamada.

Una situación no urgente y sencilla puede manejarse mediante un mensaje, correo electrónico o sistema de seguimiento.

Una situación urgente y compleja puede requerir reunir rápidamente a las personas responsables.

Una situación no urgente pero compleja puede ser candidata perfecta para una reunión planificada, con la información necesaria disponible de antemano.

No existe un canal perfecto para todas las situaciones.

Existe el canal correcto para la situación correcta.

En una operación donde participan empleados, supervisores, contratistas, proveedores y clientes, establecer expectativas claras sobre qué comunicar, cómo comunicarlo y cuándo escalarlo puede ser tan importante como la comunicación misma.

Porque un buen equipo no es necesariamente el que más habla.

Es el que logra que la información correcta llegue a la persona correcta, en el momento correcto.

En GENCO, la comunicación también es parte de la operación

En GENCO sabemos que una operación eficiente no depende únicamente de hacer bien el trabajo. También depende de cómo nos comunicamos, cómo coordinamos responsabilidades y cómo respondemos cuando algo cambia.

Con equipos trabajando en diferentes facilidades, servicios y áreas operacionales, entendemos que cada situación requiere una respuesta distinta. Algunas necesitan planificación. Otras, colaboración inmediata. Y muchas simplemente necesitan que la información correcta llegue a la persona correcta a tiempo.

Por eso seguimos fortaleciendo nuestros procesos y nuestra cultura de trabajo en equipo, buscando que la comunicación sea una herramienta para simplificar la operación, no añadirle complejidad.

Porque al final, ofrecer un buen servicio también significa hacerle más fácil el trabajo a quienes confían en nosotros.

En GENCO, trabajamos en equipo para que nuestros clientes también puedan enfocarse en el suyo.